Digitalisierung

„Bürgeramt Virtuell“: Verwaltung eröffnet ihre digitale Außenstelle

Startschuss für das „Bürgeramt Virtuell“ (von links): Manfred Leutz (Leiter Amt für Digitales, Stadt Heidelberg), Minister Thomas Strobl, Oberbürgermeister Prof. Dr. Eckart Würzner sowie Bernd Köster und Rudi Lerche (aktueller und ehemaliger Leiter des Bürgeramtes, Stadt Heidelberg). Auf dem Screen im Hintergrund und zugeschaltet ins „virtuelle Bürgeramt“: Ina Kindler (Bürger- und Ordnungsamt).

Anträge bequem per Video-Call einreichen, Sachbearbeiter stehen für Fragen zu Verfügung: Von der Anmeldung des Wohnsitzes über das Beantragen von Pässen und Ausweisen bis hin zur Zulassung von Fahrzeugen: Als "kleine Rathäuser vor Ort" bieten die Heidelberger Bürgerämter den Bürgerinnen und Bürgern einen umfassenden, persönlichen Service. Die neueste Außenstelle kann dabei sogar bequem von zu Hause erreicht werden: das virtuelle Bürgeramt.

Am Rande der Digitalministerkonferenz D16 in Heidelberg präsentierte Oberbürgermeister Prof. Dr. Eckart Würzner die neue Außenstelle der Heidelberger Bürgerämter zusammen mit dem Stv. Ministerpräsidenten und Minister des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Thomas Strobl.

Bereits seit 2002 finden sich im Angebot der Stadt Heidelberg eine stetig wachsende Zahl von Formularen und Online-Diensten, die unnötige Wege und Wartezeiten ersparen. Im „Bürgeramt Virtuell" ist nun sogar das persönliche Gespräch mit einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin möglich, ohne sich auf den Weg ins Amt zu machen. Einzige Voraussetzung: ein internetfähiges Endgerät (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) mit Kamera und Mikrofon. Offiziell startet das Angebot am 05. Juli 2022. Termine im „Bürgeramt Virtuell“ können ab sofort unter termin.heidelberg.de gebucht werden.

„Passgenaue Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger“

Oberbürgermeister Prof. Dr. Eckart Würzner: „Die Digitalisierung kann uns dabei helfen, unsere Dienstleistungen passgenau auf die individuellen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger zuzuschneiden. Dazu gehört auch die unkomplizierte Erreichbarkeit unserer Bürgerämter per Video-Call. Was für den einen ein bequemer Weg ist, seine Anliegen zu klären, bedeutet für den nächsten einen wichtigen Schritt zur gesellschaftlichen Teilhabe. Gemeinsam mit vielen Partnerinnen und Partnern treiben wir die Entwicklung zur digitalen Stadt aktiv voran. Dabei ist es uns besonders wichtig, alle Bürgerinnen und Bürger auf diesem Weg mitzunehmen.“

Thomas Strobl, Stv. Ministerpräsident und Minister des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg: „Heidelberg hat eine klare Zukunftsvision. Dazu gehört: Das Amt muss zu den Menschen kommen und nicht umgekehrt. Als Land setzen wir auf diesen Ideenreichtum vor Ort. Wir brauchen Kommunen, Städte und Landkreise, die mutig vorangehen, Ideen an den Start bringen. Denn der Digitale Wandel beginnt genau dort, wo er konkret wird, wo die Menschen leben und arbeiten. Diesen Ideenreichtum fördern wir auch als Land, hier in Heidelberg ganz konkret mit 880.000 Euro für die Prämierung als einer der Digitalisierungsleuchttürme im Wettbewerb Digitale Zukunftskommune. Aus dieser Summe konnte dann auch das virtuelle Bürgerbüro als Teilprojekt des Vorhabens unterstützt werden. Seit 2016 fahren wir als Land eine milliardenschwere Investitionsoffensive und machen Baden-Württemberg zum Trendsetter bei der Digitalisierung. Rund 3,6 Milliarden haben wir dafür in die Hand genommen – und damit nicht nur die digitale Infrastruktur massiv ausgebaut, sondern auch digitale Leuchttürme wie das digitale Bürgeramt in Heidelberg mit an den Start gebracht. Der Stadt Heidelberg gratuliere ich herzlich zu diesem erneuten digitalen Quantensprung! Bürgernah und digital geht Heidelberg in die Zukunft“.

So funktioniert der virtuelle Besuch im Bürgeramt

Für einen Besuch im „Bürgeramt Virtuell“ muss ein Termin unter termin.heidelberg.de gebucht werden. Im Anschluss erhalten Bürgerinnen und Bürger per E-Mail einen Link, um sich ins virtuelle Bürgeramt einzuwählen. Die Verbindung für den Video-Call wird über den Webbrowser aufgebaut, zusätzliche Software muss für die Nutzung nicht installiert werden. In einem direkten Gespräch mit einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin des Bürgeramtes Mitte können dann Fragen geklärt und Dienstleistungen der Bürgerämter in Anspruch genommen werden. Dabei ermöglicht es die Plattform auch, Dateien auszutauschen, um beispielsweise eine Bescheinigung digital vorzulegen. Anfallende Gebühren können ebenfalls direkt online bezahlt werden. Das virtuelle Bürgeramt ist vorerst dienstags und donnerstags von 8 bis 12 Uhr und mittwochs von 14 bis 17.30 Uhr geöffnet.

Von Anmeldung bis Zahlung – diese Möglichkeiten gibt es

Zu den Leistungen des virtuellen Bürgeramts zählen An- und Ummeldungen bei einem Wohnungswechsel sowie Abmeldungen bei einem Umzug ins Ausland. Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen sind ebenso möglich wie Auskünfte aus dem Einwohnermelderegister. Auch Führungszeugnisse können bequem online ausgestellt werden. Wer einen Heidelberg-Pass/Heidelbergpass+ oder Landesfamilienpass beantragen möchte, kann das ebenfalls virtuell tun und bekommt den Pass im Anschluss an das Gespräch per Post zugeschickt.  Auch Bewohnerparkausweise oder Schwerbehindertenparkausweise bekommen Bürgerinnen und Bürger künftig unkompliziert im „Bürgeramt Virtuell".

An seine Grenzen stößt das „Bürgeramt Virtuell“ derzeit noch, wenn Fingerabdrücke gescannt werden müssen, etwa beim Antrag auf einen Reisepass. „Entsprechende Lesegeräte für Fingerabdrücke haben die allerwenigsten zu Hause, weshalb wir diesen Teil unserer Dienstleistungen noch nicht digital anbieten können“, erklärt Ordnungsamtsleiter Bernd Köster, „eine Beratung, etwa zu Personalausweis oder Reisepass, ist natürlich trotzdem im virtuellen Bürgeramt möglich. Dadurch wird die Zeit für den Antrag vor Ort für die Bürgerinnen und Bürger immerhin verkürzt.“ In den Bürgerämtern in den Stadtteilen stehen obendrein Selbstbedienungsterminals bereit, an denen Lichtbildausweise oder Reisepässe auf Wunsch unkompliziert und inklusive Fingerabdruckscanner und Kamera für ein biometrisches Passfoto selbstständig beantragt werden können.

Unter www.heidelberg.de/formulare sind viele Online-Dienstleistungen der Stadt Heidelberg zu finden. Fragen dazu beantwortet das „Bürgeramt Virtuell“ ebenso und bietet Hilfestellung, etwa beim Ausfüllen von Formularen.

Digitalisierung im Bürgeramt – Teil des digitalen Ausbaus der Stadtverwaltung

Das virtuelle Bürgeramt ist ein Projekt, mit dem sich die Stadt Heidelberg erfolgreich beim Landeswettbewerb „Digitale Zukunftskommune@bw“ beworben hatte. Mit einem Gesamtvolumen von 1,76 Millionen Euro fördert das Land Baden-Württemberg in Heidelberg insgesamt fünf Digitalisierungsprojekte. Ein wichtiges Element dieser Projekte ist das Ziel, Verwaltungsdienstleistungen noch einfacher und effizienter zugänglich zu machen. Das Ministerium des Inneren für Digitalisierung und Kommunen will mit dem landesweiten Wettbewerb „Digitale Zukunftskommune@bw“ die Potenziale der Digitalisierung gemeinsam mit den Kommunen, Wirtschaft, Wissenschaft und den Bürgerinnen und Bürgern erschließen. Der Wettbewerb wurde geschaffen für kommunale Modellvorhaben, deren Initiatoren eine langfristig angelegte digitale Vision und damit verbundene gesellschaftliche Ziele verfolgen.

Blick zurück: Eröffnung der Bürgerämter vor 30 Jahren

Die Einführung des "Bürgeramt Virtuell" ist heute ein Baustein der städtischen Digitalisierungsstrategie, die gleichzeitig die Arbeit innerhalb der Verwaltung effektiver gestalten und Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger zugänglicher machen soll. Als vor 30 Jahren die Bürgerämter als Außenstellen der Stadtverwaltung in Heidelberg eingeführt wurden, war an eine umfassende Digitalisierung nicht zu denken. Lediglich das Meldeamt verfügte damals überhaupt über Computer. Doch die Neuerungen waren bereits vom selben Geist getrieben: Den Bürgerinnen und Bürgern ihren Amtsbesuch möglichst unkompliziert zu machen. Rudi Lerche, Stadtverwaltungsdirektor i. R., war mit dieser Aufgabe betraut worden: "Viele meiner Kolleginnen und Kollegen meinten, dass dies nicht machbar sei. Wie könne es möglich sein, dass ein einzelner Mitarbeiter mehrere Spezialgebiete fehlerfrei bearbeiten kann? Wir haben gezeigt: Es ist nicht nur machbar, sondern besser für alle." Emmertsgrund und Boxberg waren die ersten Stadtteile, die durch das neue, dezentrale Konzept erschlossen wurden. Es folgten Ziegelhausen, Pfaffengrund, Handschuhsheim, Wieblingen, Neuenheim, Kirchheim und Rohrbach, ehe in der Altstadt und in Bergheim die jüngsten Bürgerämter ergänzt wurden. Das bürgernahe Konzept hat sich mittlerweile nicht nur in Heidelberg etabliert: Insgesamt 220 Delegationen aus aller Welt kamen im Laufe der Jahre, um von den Heidelberger Bürgerämtern zu lernen.

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